Guía definitiva para escanear documentos con tu iPhone y iPad

Esta guía te proporcionará un recorrido completo sobre cómo utilizar tu iPhone o iPad para escanear documentos de manera efectiva, asegurando que aproveches al máximo esta potente función.

Usando la app Notas

1. Abrir la App Notas: Localiza la app Notas en tu dispositivo y ábrela.
2. Crear una Nueva Nota o Abrir una Existente: Toca el ícono para crear una nueva nota o selecciona una nota existente donde quieras añadir el documento escaneado.
3. Acceder al Escáner de Documentos: Toca el ícono de la cámara  ubicado sobre el teclado (o en la parte inferior de la pantalla en algunas versiones de iOS). En el menú emergente, selecciona "Escanear Documentos" 

Posicionar el Documento

4. Preparar tu Documento: Coloca el documento sobre una superficie plana con buena iluminación para evitar sombras y reflejos.
5. Posicionar la Cámara: Sostén tu dispositivo de modo que la cámara esté directamente sobre el documento. La app Notas detectará automáticamente los bordes del papel. Si la iluminación es adecuada, la app usará una superposición amarilla para resaltar el documento.

Capturar el Escaneo

6. Capturar el Documento: Si tu dispositivo está en modo Automático, simplemente mantén la cámara estable y la app capturará el documento automáticamente. Para captura manual, toca el botón de disparo cuando estés listo. También puedes usar el botón de subir volumen para activar el escaneo.

Ajustar el Escaneo

7. Ajustar los Bordes: Si la detección automática de bordes no es perfecta, arrastra los círculos en cada esquina para ajustar manualmente el área del escaneo.
   
   
8. Aplicar Filtros y Ajustar Colores: Selecciona entre opciones de escaneo en escala de grises, blanco y negro o color para mejorar la claridad de tu escaneo.

Guardar y Compartir el Documento

9. Revisar y Guardar: Toca "Conservar escaneo" después de capturar cada página si estás escaneando varias páginas. Cuando todas las páginas estén escaneadas, toca "Guardar" para añadirlas a tu nota.
10. Compartir el Documento: Una vez guardado, toca el documento escaneado en tu nota para mostrar las opciones de compartir. Puedes compartirlo por correo electrónico, mensaje, guardar en Archivos o en cualquier otra app que soporte compartir documentos.

Usando la app Archivos

La app Archivos en tu iPhone o iPad también incluye una función útil que te permite escanear documentos directamente en la ubicación que elijas dentro del sistema Archivos. Esta integración no solo agiliza el proceso de escaneo, sino que también simplifica la organización de documentos. Aquí te mostramos cómo usar el escáner de documentos en la app Archivos:

Accede al escáner

1. Abre la app Archivos: Localiza y abre la app Archivos en tu iPhone o iPad.
2. Navega a la carpeta: Elige la carpeta donde quieres guardar el documento escaneado. Si aún no has decidido una carpeta, puedes comenzar en la sección "En mi iPhone" o "iCloud Drive" para un acceso fácil.
3. Inicia el escaneo: Toca los tres puntos en la esquina superior derecha de la pantalla para abrir el menú, luego selecciona "Escanear documentos."

Posiciona y captura el documento

4. Prepara tu documento: Coloca el documento sobre una superficie plana y bien iluminada para evitar sombras o reflejos que puedan distorsionar el escaneo.
5. Captura el escaneo: Sostén tu dispositivo sobre el documento. La app Archivos intentará detectar automáticamente los bordes del documento y capturarlo. Si la app está configurada para captura manual, toca el botón de disparo cuando estés listo.

Ajusta y revisa el escaneo

6. Ajusta los bordes: Después de capturar el escaneo, puedes ajustar las esquinas si la detección automática de bordes no capturó con precisión los bordes del documento.
7. Elige el filtro: Puedes seleccionar entre filtros de color, escala de grises o blanco y negro para mejorar el escaneo.
8. Revisar y guardar: Una vez que el documento se vea bien, toca "Mantener escaneo" si vas a escanear páginas adicionales, o toca "Guardar" para finalizar.

Organiza y comparte el documento escaneado

9. Guardado automático de archivos: El documento escaneado se guardará automáticamente en la carpeta desde la que comenzaste. Puedes renombrar el archivo tocando su nombre.
10. Organizar documentos: Mueve el documento escaneado a otras carpetas dentro de la app Archivos arrastrándolo o usando la opción "Mover" en el menú de opciones del archivo.
11. Compartir el documento: Toca el archivo para abrirlo, luego usa el ícono de compartir para enviarlo por correo electrónico, subirlo a servicios en la nube o usar otras opciones de compartición disponibles.

Uso de aplicaciones de terceros

Adobe Scan

Características:

• Reconocimiento de texto: Adobe Scan destaca en el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), permitiéndote convertir tus escaneos en PDFs editables y buscables.
• Escaneo avanzado: Detecta automáticamente el tipo de documento que se está escaneando (recibos, formularios, tarjetas de presentación, etc.) y mejora el escaneo con sus capacidades de captura automática y corrección de color.
• Integración: Se conecta sin problemas con Adobe Document Cloud, facilitando el acceso y la compartición de archivos entre dispositivos.

Scanner Pro

Características:

• Integración de flujo de trabajo: Scanner Pro ofrece amplias integraciones de flujo de trabajo, permitiendo a los usuarios subir documentos directamente a servicios en la nube como Dropbox, Evernote y Google Drive sin salir de la aplicación.
• Funcionalidad OCR: Convierte tus escaneos en texto, que puede ser editado y buscado.
• Escaneos multipágina: Escanea fácilmente varias páginas en un solo archivo PDF.

Microsoft Office Lens

Características:

• Integración con Office: Perfecto para quienes usan Microsoft Office, ya que se integra bien con OneNote y OneDrive, permitiendo cargas directas.
• Modo pizarra: Puede capturar notas de pizarras o pizarras blancas claramente y enderezar imágenes de documentos y notas.
• Edición de documentos: Ofrece herramientas básicas para anotar y editar documentos directamente dentro de la aplicación.

CamScanner

Características:

• Escaneos de alta calidad: Reconocido por producir escaneos de alta resolución.
• Gestión avanzada de documentos: Ofrece recorte inteligente y funciones de auto-mejora para texto y gráficos, asegurando que los escaneos sean claros y legibles.
• Compartir seguro: Permite establecer contraseñas para ver documentos importantes y la capacidad de enviar enlaces de documentos con protección.

Funciones avanzadas y trucos

Llevar tus capacidades de escaneo de documentos al siguiente nivel implica aprovechar algunas funciones avanzadas y trucos disponibles en tu iPhone o iPad. Estos pueden mejorar tu productividad y hacer que el proceso de gestión de documentos sea más eficiente.

Escaneo por lotes

• Múltiples documentos a la vez: Muchas aplicaciones de terceros permiten escanear varios documentos en una sola sesión. Esta función es especialmente útil cuando necesitas digitalizar grandes volúmenes de papeleo, como durante proyectos de archivo o al organizar gastos empresariales.
• Cómo usar: Normalmente, continuarás escaneando páginas sin necesidad de guardar cada una individualmente. La aplicación compila todos los escaneos en un solo archivo, que luego puede ser editado u organizado.

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

• Texto editable a partir de escaneos: La tecnología OCR convierte imágenes escaneadas en texto editable y buscable. Esto es invaluable para editar documentos después del escaneo y para buscar en grandes volúmenes de datos escaneados.
• Integración: Apps como Adobe Scan y Microsoft Office Lens ofrecen potentes capacidades OCR que se integran perfectamente con herramientas de productividad, permitiéndote exportar texto a formatos compatibles con Word o Excel.

Anotación y marcado de documentos

• Herramientas de edición extensas: Más allá de las anotaciones básicas, algunas apps ofrecen herramientas de edición avanzadas, incluyendo la capacidad de insertar imágenes, enlaces e incluso videos en tus documentos escaneados.
• Colaboración: Herramientas como PDF Expert y Adobe Scan permiten la colaboración en tiempo real, permitiendo que varios usuarios anoten y editen documentos simultáneamente.

Organización automática de archivos

• Archivado inteligente: Usa apps que cuenten con herramientas organizativas inteligentes, que pueden categorizar automáticamente los documentos escaneados según su contenido, fecha u otros metadatos.
• Carpetas y etiquetas personalizadas: Implementar un sistema de etiquetas o carpetas personalizadas dentro de tu app de escaneo puede ayudar a gestionar los documentos de manera más eficiente, facilitando una recuperación rápida y sencilla.

Sincronización entre dispositivos

• Integración en la nube: Asegúrate de que tu app de escaneo esté integrada con servicios en la nube como iCloud, Dropbox o Google Drive. Esto te permite acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo, asegurando que tengas todos tus archivos importantes al alcance dondequiera que vayas.
• Copia de seguridad automática: Configura copias de seguridad automáticas para tus documentos escaneados. Esto no solo los protege contra pérdidas accidentales, sino que también los mantiene actualizados en todos tus dispositivos.

Uso de Atajos para automatización

• Atajos de iOS: Utiliza la app Atajos en iOS para automatizar tareas de escaneo. Por ejemplo, puedes crear un atajo que abra automáticamente tu app de escaneo preferida, realice un escaneo y luego guarde el documento en una carpeta específica en la nube.
• Flujo de trabajo personalizado: Los usuarios avanzados pueden configurar flujos de trabajo que combinan múltiples acciones, como escanear un documento, convertirlo a PDF y enviarlo por correo electrónico a un destinatario predeterminado, todo con un solo toque.

Mejoras de accesibilidad

• Control por voz y comandos de Siri: Usa comandos de voz para controlar las funciones de escaneo, lo cual es especialmente útil para usuarios con discapacidades de movilidad o visión.
• Ajustes de tamaño de texto y contraste: Ajusta el tamaño del texto y los contrastes de la pantalla para mejorar la legibilidad de documentos escaneados, un aspecto a menudo pasado por alto que puede mejorar significativamente la experiencia de escaneo para personas con discapacidades visuales.